נוהלי ביקורת – קופה קטנה
המצבור הכספי הידוע בכינויו “קופה קטנה” נועד לענות על צרכים כספיים דחופים, מיועד לביצוע רכישות יומיומיות בסכומים קטנים, ואשר אכן מצדיקות התקשרות או הוצאת המחאות בגין אופיין והיקפן הנמוך. בדרך כלל ההנהלה הראשית מקציבה סכום קבוע מראש. המנוהל בשיטת “דמי מחזור”, כלומר כאשר משולמות הוצאות שוטפות וסכו הקרן הראשוני יורד, הוא מוחזר מעת לעת לסכום הקרן המרבי, כפי שנקבע על ידי ההנהלה.
שיטת החזר הוצאות – יוזכר שקיימת שיטה נוספת לתשלום הוצאות לפיה אין מקדים מראש כסל לדמי מחזור, אלא משלמים לפי קבלות שמרוכזות בדו”ח הוצאות תקופתי לאחר אישור גורם מוסמך.
בשנים האחרונות חלה עליה במקרי המעילות באמצעות “קופה קטנה” וסיבות רבות ומגוונות לכך.
זמניות של כספים
חוסר התחשבות לסכומי הכסף
הנחת עובדים שאף אחד לא יבדוק את “קופה קטנה”.
שיטות למעילה ב”קופה קטנה”
שימוש כפול בחשבונית / צילום
שימוש בכפל אסמכתאות
שינוי בסכומי החשבוניות על דרך של הוספת ספרות לסכום
באותם מקרים של הוצאות בסכומים נמוכים יחסין כגון: כיבודים, תיקונים קלים ונסיעות, מוצע לתת לאדם אחראי בחברה לנהל קופה קטנה בסוף כל חודש מוגש בצירוף כל הסכומים שהקופה הקטנה שילמה עבורם במהלך החודש. שיטת “קופה קטנה” מקלה באופן משמעותי על העומס המוטל על מחלקת הנהלת החשבונות.
קופה קטנה היא בסיכון מובנה שלא מהגבוהים ביותר ולפיכך חייבים לוודא שפריט זה מתנהל על פי סדרי בקרה תקינים.
ביקורת
אל הקופה הקטנה לבצע תשלומים שלא בסמכות ושאמורים להשתלם בשקים ובחתימת מורשי חתימה. בקרה על הקופה הקטנה באופן לא טבעי היא ירודה, אנו רוצים שמינימום כסף יעבור בה.
דרישה שהמבוקר יאפס את הקופה הקטנה ויפקיד את הכסף בבנק או שיעביר את הכספים לקופה הרגילה.
שאלון בקרה פנימית לעניין “קופה קטנה”
האם הקופה הקטנה מנוהלת בשיטת דמי מחזור?
האם קופה קטנה נמצאת באחריותו של עובד שהינו בלתי תלוי בעובדים המאשרים חשבונית?
האם קיים נוהל נאות המבטיח ביצוע ואחת לתקופה?
האם קיימת הגבלה לגבי ביצוע תשלומים מקופה קטנה?
תכנית בקרה פנימית לעניין “קופה קטנה”
מהו סכום ההוצאות השנתיות במסגרת “קופה קטנה”?
אופן ניהול הקופה הקטנה
האם יש הפרדה בין עובד שומר על קופה קטנה לבין עובד רושם פק’ יומן ?
האם מתקיימת התאמה בין כסף לדו”ח ההוצאות?
האם עובדים מגישים את הקבלות בתוך מילוי דו”ח מפורט?
המלצות נוספות ליישום כללי בקרה על ניהול כספי ה”קופה הקטנה”
קביעת נהלים ברורים ומסודרים לגבי אופן שימוש בקופה קטנה
קביעת דמי מחזור קבועים מראש
ביזור תפקידים והפרדת אחריות
ביצוע רוטציה לעניין אחריות “קופה קטנה” אחת לתקופה
בדיקת נאותות האסמכתאות המוצגות ב”קופה קטנה”
השוואה מחזורית של “קופה קטנה”.